Tips voor het inschrijven op een Europese aanbesteding.
Harde deadline: Europese aanbestedingen hebben harde deadlines. 1 minuut te laat aanleveren betekent uitsluiting. Weg kans op werk en weg alle tijd die je erin hebt gestopt. Zorg daarom voor een reële planning en houd je daaraan. Begin op tijd of nog beter, bereid je alvast voor.
Geef antwoord op de vraag: Beantwoord en onderbouw vragen in Europese aanbestedingen met feiten. Geef geen algemeen antwoord maar concretiseer het antwoord. Schrijf geen basaal verhaal. De beoordelaar zal enkel en alleen op zoek zijn naar het feitelijke antwoord op de vraag. Schrijf kort en krachtig. Mocht de vraag onduidelijk of niet allesomvattend zijn, of is een alternatief beter, stel hier dan een vraag over bij de nota van inlichtingen (NVI).
Een uniforme schrijfstijl: Zorg bij de beantwoording van een Europese aanbesteding voor een uniforme schrijfstijl. Ga niet van je naar u en benoem wat je duidelijk wilt maken. Niet: Wij gaan “het” voor je oplossen. Maar specificeer “het”. Ook hier weer kort en krachtig.
Denk niet dat je de Decision Making Unit (DMU) kent: Zorg dat je de schrijfstijl niet op een persoon richt, maar hou het algemeen. Er zijn meer beoordelaars in een DMU en die kunnen zich gepasseerd voelen. Daarnaast zul je de vragen vragen feitelijk moeten beantwoorden. Zonder toevoegingen “zoals u weet”, ook al ben je sinds jaar en dag toeleverancier van het product, dienst of werk. Vaak worden de antwoorden op vragen per vraag verdeeld over de beoordelaars.
Ken je concurrent: Weet wat jouw plussen (USP’s) zijn/extra toegevoegde waarde is ten opzichte van je concurrenten. Maak je daarmee onderscheidend ten opzichte van je concurrent. Stel vragen in de NVI zodanig dat jij je USP kunt aanbieden. Daarmee zet je eventuele concurrenten buiten spel.
Vertel de waarheid: Beloof geen dingen die je niet kunt waarmaken. Onwaarheden kunnen in een later stadium voor problemen of uitsluiting zorgen.
Check, check en dubbelcheck: Zorg dat wanneer de inschrijving op de Europese aanbesteding compleet afgerond is een frisse blik van een derde persoon de finale inschrijving controleert. Zodat eventuele fouten, onjuistheden of vergeten USP’s kunnen worden aangepast.